Shared Responsibility Model Microsoft 365: Siapa yang Bertanggung Jawab atas Data Anda?

Saat perusahaan menggunakan Microsoft 365, sebagian organisasi menganggap bahwa seluruh tanggung jawab keamanan dan pemulihan data otomatis berada di pihak Microsoft. Padahal, dalam layanan cloud, ada konsep penting bernama Shared Responsibility Model, yaitu pembagian tanggung jawab antara penyedia layanan cloud dan pelanggan.

Dalam praktiknya, konsep ini penting karena banyak insiden kehilangan data bukan disebabkan oleh kegagalan platform Microsoft, melainkan oleh kesalahan pengguna, konfigurasi yang kurang tepat, serangan ransomware, atau tidak adanya kebijakan pemulihan data yang jelas di sisi perusahaan.

Model ini menjelaskan bahwa Microsoft bertanggung jawab menjaga platform cloud Microsoft 365 agar tetap tersedia, aman, dan andal. Namun, perusahaan tetap bertanggung jawab atas data bisnisnya sendiri, termasuk pengelolaan akses pengguna, konfigurasi keamanan, kebijakan retensi, serta strategi backup dan restore.

Apa Itu Shared Responsibility Model?

Shared Responsibility Model adalah pembagian tanggung jawab antara penyedia layanan cloud dan pelanggan.

Dalam konteks Microsoft 365, Microsoft berperan menjaga infrastruktur, ketersediaan layanan, data center, dan platform cloud. Sementara itu, perusahaan tetap perlu mengelola data, akses pengguna, permission, retention policy, backup, dan strategi pemulihan jika terjadi masalah.

Artinya, jika pengguna tidak sengaja menghapus email penting, file SharePoint hilang, data OneDrive terenkripsi akibat ransomware, atau akun karyawan resign masih menyimpan dokumen penting, perusahaan tetap membutuhkan mekanisme perlindungan tambahan di luar fitur bawaan Microsoft 365.

Untuk memahami alasan dasar mengapa backup tetap dibutuhkan di Microsoft 365, baca Artikel #1: Mengapa Microsoft 365 Tetap Perlu Backup?

Analogi sederhananya: Microsoft menyediakan gedung, listrik, keamanan gedung, dan akses ke ruangan kerja digital. Namun, isi lemari dokumen, siapa yang boleh membuka lemari, kapan dokumen dibuang, dan bagaimana salinan cadangan disimpan tetap menjadi tanggung jawab perusahaan.

Secara sederhana, Microsoft menjaga layanan Microsoft 365 agar dapat digunakan dengan aman dan stabil. Perusahaan menjaga bagaimana data digunakan, siapa yang memiliki akses, berapa lama data disimpan, dan bagaimana data dipulihkan jika terjadi kehilangan. Karena itu, backup Microsoft 365 tetap menjadi bagian penting dari strategi perlindungan data perusahaan.

Kesalahpahaman Umum

Kesalahpahaman yang sering terjadi adalah anggapan bahwa semua data Microsoft 365 otomatis dibackup permanen, semua file yang terhapus selalu bisa dikembalikan, dan Microsoft akan memulihkan semua data jika terjadi human error. Padahal, retention policy tidak sama dengan backup penuh.

Kesalahpahaman ini dapat menimbulkan risiko besar, terutama jika perusahaan belum memiliki proses backup mandiri.

Retention Policy Bukan Backup

Retention policy membantu mempertahankan atau menyimpan data dalam periode tertentu sesuai kebijakan yang ditetapkan perusahaan. Namun, retention policy bukan pengganti backup penuh karena memiliki batas waktu, cakupan, dan skenario pemulihan yang berbeda. Backup tetap dibutuhkan ketika perusahaan memerlukan salinan data yang dapat dipulihkan secara lebih fleksibel dan terpisah dari lingkungan produksi.

Untuk memahami batas penyimpanan data setelah dihapus, baca Artikel #4: Berapa Lama Data Microsoft 365 Disimpan Setelah Dihapus?

Mengapa Perusahaan Tetap Perlu Backup?

Backup membantu perusahaan saat terjadi human error, ransomware, akun karyawan resign, atau kebutuhan audit. Dengan backup yang baik, perusahaan dapat melakukan pemulihan data secara lebih spesifik, mengurangi downtime, dan menjaga operasional tetap berjalan.

ARASIS membantu perusahaan memahami risiko data Microsoft 365 dan menerapkan solusi backup yang sesuai. Pelajari solusi Acronis Cyber Protect Cloud untuk perlindungan Exchange, OneDrive, SharePoint, dan Teams.

Kesimpulan

Shared Responsibility Model menunjukkan bahwa menggunakan cloud tidak berarti seluruh tanggung jawab berpindah ke Microsoft. Perusahaan tetap memiliki tanggung jawab besar dalam menjaga data bisnis.

Dengan backup Microsoft 365 yang tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko kehilangan data dan menjaga operasional tetap berjalan.

Artikel terkait:

• [Artikel #1: Mengapa Microsoft 365 Tetap Perlu Backup?]
• [Artikel #4: Berapa Lama Data Microsoft 365 Disimpan Setelah Dihapus?]
• [Artikel #9: Berapa Biaya Kehilangan Data Microsoft 365 bagi Perusahaan?]