Shared Responsibility Model Microsoft 365: Mengapa Backup Tetap Dibutuhkan?

Bagi banyak perusahaan, Microsoft 365 sudah menjadi tempat utama untuk bekerja. Email ada di Outlook, dokumen tersimpan di OneDrive atau SharePoint, percakapan berjalan di Teams, dan file penting bisa diakses dari mana saja. Karena semuanya berada di cloud, wajar jika muncul anggapan bahwa data otomatis aman dan selalu bisa dikembalikan kapan pun dibutuhkan.

Namun, cara kerja cloud tidak sesederhana itu. Microsoft memang menjaga layanan Microsoft 365 agar tetap tersedia, aman, dan dapat digunakan. Tetapi data yang dibuat, dibagikan, dihapus, atau dikonfigurasi oleh pengguna tetap menjadi tanggung jawab organisasi. Di sinilah konsep Shared Responsibility Model menjadi penting untuk dipahami.

Apa Itu Shared Responsibility Model?

Definisi model tanggung jawab bersama

Shared Responsibility Model bisa dipahami sebagai pembagian peran antara penyedia layanan cloud dan pelanggan. Microsoft bertugas menjaga “gedung dan fasilitasnya”, sementara perusahaan tetap bertanggung jawab terhadap “isi ruangan” yang ada di dalamnya. Artinya, platformnya dijaga oleh Microsoft, tetapi data bisnis tetap perlu dikelola dan dilindungi oleh pemilik data.

Penerapannya pada layanan cloud

Dalam praktiknya, perusahaan tidak lagi perlu memikirkan server, listrik, pendingin ruangan, atau perangkat keras seperti saat mengelola sistem sendiri. Tetapi perusahaan tetap perlu memastikan siapa saja yang boleh mengakses data, bagaimana data disimpan, berapa lama data perlu dipertahankan, dan bagaimana cara memulihkannya jika terjadi masalah.

Tanggung Jawab Microsoft dalam Microsoft 365

Infrastruktur data center

Untuk sisi infrastruktur, Microsoft mengambil peran besar. Data center, perangkat keras, jaringan inti, dan platform Microsoft 365 dikelola agar layanan dapat berjalan dengan stabil. Pengguna cukup membuka Outlook, Teams, OneDrive, atau SharePoint tanpa perlu tahu bagaimana seluruh sistem di belakangnya bekerja.

Ketersediaan layanan

Microsoft juga menyiapkan sistem agar layanan tetap tersedia ketika terjadi gangguan. Fokusnya adalah memastikan pengguna tetap dapat bekerja dan layanan dapat dipulihkan bila ada masalah pada sisi platform. Namun, hal ini berbeda dengan menjamin bahwa setiap data yang terhapus, berubah, atau rusak karena aktivitas pengguna selalu bisa kembali sesuai kebutuhan bisnis.

Keamanan fisik dan jaringan

Keamanan fisik data center, perlindungan jaringan, dan keamanan platform adalah bagian dari perlindungan yang disediakan Microsoft. Ini sangat membantu karena perusahaan tidak perlu mengelola fondasi teknisnya sendiri. Tetapi perlindungan platform tetap berbeda dengan backup data bisnis yang disiapkan khusus untuk kebutuhan pemulihan.

Tanggung Jawab Pelanggan Microsoft 365

Pengelolaan user

Di sisi pelanggan, pengelolaan user menjadi hal yang sangat penting. Ketika ada karyawan baru, pindah divisi, atau keluar dari perusahaan, akses ke email, OneDrive, SharePoint, dan Teams harus ikut disesuaikan. Jika tidak, data bisa tertinggal di akun yang salah, hilang saat akun ditutup, atau masih bisa diakses oleh pihak yang tidak seharusnya.

Akses dan identitas

Akun pengguna adalah pintu utama menuju data perusahaan. Karena itu, pengamanan seperti MFA, kebijakan akses, pengelolaan password, dan kontrol perangkat tetap perlu diperhatikan. Jika sebuah akun disusupi, penyerang dapat menghapus file, mengubah isi dokumen, atau menyebarkan ancaman melalui email dan file sharing.

Retensi data

Microsoft 365 memang memiliki fitur seperti recycle bin, version history, dan retensi. Fitur ini berguna, terutama untuk pemulihan dasar. Namun dalam beberapa kondisi, perusahaan membutuhkan perlindungan yang lebih panjang, lebih fleksibel, dan lebih mudah dikendalikan, misalnya saat harus memulihkan data dari beberapa bulan lalu atau memulihkan banyak data sekaligus.

Backup dan recovery

Di sinilah backup mengambil peran. Backup bukan hanya tempat salinan data, tetapi juga cara untuk memastikan perusahaan memiliki jalur pemulihan yang lebih jelas. Jika ada email, file, folder, atau mailbox yang hilang, tim IT tidak harus memulai dari nol atau hanya bergantung pada fitur pemulihan bawaan.

Risiko Jika Organisasi Tidak Memiliki Backup Tambahan

Penghapusan data permanen

Kehilangan data sering kali terjadi dari hal yang terlihat sederhana. Seseorang menghapus email lama karena merasa sudah tidak diperlukan. Beberapa minggu kemudian, email itu ternyata berisi riwayat negosiasi, lampiran penawaran, atau bukti komunikasi penting. Jika masa pemulihan sudah lewat, proses mengembalikannya bisa menjadi sulit.

Malware dan ransomware

Risiko lain datang dari malware dan ransomware. Ketika file di perangkat pengguna terenkripsi lalu tersinkron ke OneDrive atau SharePoint, perubahan buruk itu bisa ikut masuk ke cloud. Tanpa backup yang terpisah dan mudah dipulihkan, perusahaan bisa membutuhkan waktu lebih lama untuk mengembalikan file ke kondisi sebelum insiden.

Kesalahan konfigurasi dan risiko audit

Kesalahan konfigurasi juga bisa menimbulkan masalah. Misalnya, kebijakan retensi tidak sesuai kebutuhan, izin akses terlalu longgar, atau data penting tidak lagi tersedia saat audit. Dalam situasi seperti ini, backup membantu perusahaan memiliki lapisan pengaman tambahan ketika konfigurasi atau proses operasional tidak berjalan sempurna.

Skenario Nyata Kehilangan Data pada Microsoft 365

Bayangkan sebuah tim sales sedang menyiapkan penawaran untuk calon pelanggan. Semua dokumen disimpan di SharePoint agar mudah dikerjakan bersama. Suatu hari, salah satu folder tidak sengaja terhapus. Di waktu lain, file proposal tertimpa versi yang salah. Ada juga kemungkinan akun pengguna terkena serangan phishing lalu digunakan untuk menghapus atau mengubah data. Masalah seperti ini mungkin terlihat teknis, tetapi dampaknya bisa langsung terasa pada pekerjaan harian, layanan pelanggan, dan proses bisnis.

Bagaimana Solusi Backup Membantu Mengatasi Risiko Tersebut?

Solusi backup membantu perusahaan memiliki titik pemulihan yang lebih jelas. Ketika data hilang, rusak, atau berubah karena kesalahan, tim IT dapat mencari versi yang dibutuhkan dan mengembalikannya dengan lebih terarah. Proses pemulihan menjadi lebih praktis karena tidak hanya mengandalkan pencarian manual atau batas waktu recycle bin.

Selain itu, backup juga membantu kebutuhan jangka panjang. Beberapa perusahaan perlu menyimpan data untuk audit, kepatuhan, arsip proyek, atau kebutuhan legal. Dengan backup yang dirancang khusus, data penting bisa tetap tersedia meskipun sudah tidak aktif digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.

Acronis Cyber Protect untuk Mendukung Tanggung Jawab Pelanggan

Acronis Cyber Protect for Microsoft 365 dapat menjadi lapisan perlindungan tambahan untuk data Microsoft 365. Solusi ini membantu perusahaan menjalankan backup terjadwal, memulihkan data dengan lebih cepat, dan menjaga data penting tetap memiliki salinan yang dapat digunakan ketika terjadi insiden. Informasi lebih lanjut tentang solusi ini dapat dilihat pada halaman Acronis Cyber Protect for Microsoft 365 dari ARASIS: https://www.arasis.id/solusi/acronis-cyber-protect-for-microsoft-365/.

Untuk perusahaan yang menggunakan Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online, dan Microsoft Teams, backup tambahan dapat membantu mengurangi risiko kehilangan data akibat kesalahan pengguna, serangan siber, atau kebutuhan pemulihan historis. Informasi solusi ARASIS dapat dilihat di https://www.arasis.id/solusi/acronis-cyber-protect-for-microsoft-365/.

Kesimpulan

Shared Responsibility Model mengingatkan bahwa keamanan cloud bukan hanya urusan penyedia layanan. Microsoft menjaga platform Microsoft 365 agar berjalan aman dan andal, sementara perusahaan tetap perlu menjaga data, akses, konfigurasi, retensi, dan strategi pemulihannya sendiri.

Dengan memahami pembagian tanggung jawab ini, perusahaan dapat melihat backup bukan sebagai tambahan yang berlebihan, tetapi sebagai bagian penting dari perlindungan data. Saat terjadi penghapusan, kesalahan konfigurasi, atau serangan ransomware, backup membantu bisnis tetap memiliki jalan untuk kembali bekerja dengan lebih cepat dan tenang.

Jika perusahaan Anda menggunakan Microsoft 365 untuk email, dokumen, dan kolaborasi harian, sekarang saat yang tepat untuk meninjau kembali perlindungan datanya. Pelajari bagaimana Acronis Cyber Protect for Microsoft 365 dari ARASIS dapat membantu memberikan lapisan backup tambahan melalui https://www.arasis.id/solusi/acronis-cyber-protect-for-microsoft-365/. Untuk konsultasi atau kebutuhan penawaran, hubungi ARASIS melalui:

Email: [email protected]

Telepon: (021) 820-9827

WhatsApp: +62 859-6631-7606.