Panduan Teknis: Implementasi & Konfigurasi Acronis Email Archiving for Microsoft 365

Panduan ini merinci langkah-langkah teknis untuk melakukan provisioning, konfigurasi, dan administrasi layanan Acronis Email Archiving pada lingkungan Microsoft 365 (M365). Solusi ini diimplementasikan untuk memenuhi kebutuhan compliance, retensi jangka panjang, dan kapabilitas e-discovery.

Apa Itu Email Archiving?

Email Archiving adalah proses sistematis dan otomatis untuk mengcopy, mengamankan, dan menyimpan seluruh lalu lintas email (masuk, keluar, dan internal) ke dalam repositori atau penyimpanan terpusat yang bersifat immutable (tidak dapat diubah atau dihapus secara sepihak).

Dalam konteks Acronis Email Archiving for Microsoft 365, layanan ini berjalan secara cloud-to-cloud (SaaS). Sistem akan mengindeks setiap email beserta lampirannya secara mendetail, sehingga data riwayat komunikasi perusahaan akan selalu aman, utuh, dan dapat ditarik kembali dalam hitungan detik untuk kebutuhan audit hukum, investigasi, atau e-discovery, terlepas dari apakah pengguna akhir telah menghapus email tersebut di mailbox M365 mereka.

1. Perbedaan Fungsional: Backup vs. Archiving

Acronis Email Archiving for Microsoft 365 membantu organisasi menyimpan email secara cloud-to-cloud, menerapkan retensi, melakukan pencarian e-discovery, mengaktifkan legal hold, dan menjaga data email tetap tersedia meskipun email di mailbox pengguna sudah terhapus.

Parameter Teknis	Acronis M365 Backup	Acronis M365 Archiving
Tujuan Utama	Disaster Recovery, Rollback operasional	Pemenuhan compliance, Audit, Bukti Legal
Mekanisme Retensi	Berbasis siklus backup (rentan hilang jika sumber dihapus permanen sebelum jadwal backup)	Data arsip bersifat Immutable (tidak berubah/hilang meski mailbox sumber dihapus)
Metode Pencarian	Terbatas pada recovery point tertentu	E-discovery lintas waktu secara granular

2. Prasyarat Sistem (Pre-requisites)

Pastikan parameter berikut telah terpenuhi sebelum integrasi dilakukan:

• Akses Acronis: Kredensial Administrator pada Acronis Cyber Protect Cloud Console tingkat Partner atau Customer.
• Akses Microsoft 365: Akun dengan hak akses Global Administrator pada tenant M365 untuk memberikan persetujuan API (Azure AD app consent).
• Lisensi & Quota: Fitur Email Archiving telah diaktifkan/dialokasikan pada tenant target di portal Acronis.
• Dokumen Kebijakan (SOP): Retention policy (masa retensi data) dan daftar mailbox target telah disahkan oleh pihak manajemen/legal.

3. Prosedur Konfigurasi (Step-by-Step Implementation)

Langkah 1: Akses Cyber Protect Cloud Console

Login ke Acronis Cyber Protect Cloud Console menggunakan akun administrator. Pastikan customer atau tenant yang akan dikonfigurasi sudah dipilih dengan benar agar pengaturan archiving tidak diterapkan ke organisasi yang salah.

Langkah 2: Provisioning Layanan

Pada menu layanan Microsoft 365 atau Email Archiving, aktifkan fitur archiving untuk customer terkait. Jika layanan belum muncul, periksa kembali entitlement, paket layanan, atau konfigurasi pada partner/customer tenant di Acronis.

Langkah 3: Integrasi Cloud-to-Cloud (Autentikasi M365)

Tambahkan tenant Microsoft 365 ke Acronis dan lakukan proses autentikasi. Administrator Microsoft 365 perlu memberikan consent agar Acronis dapat mengakses mailbox yang akan diarsipkan melalui integrasi cloud-to-cloud.

Langkah 4: Pembuatan Archiving Plan

Buat archiving plan baru untuk menentukan mailbox mana yang akan diarsipkan, bagaimana cakupan pengarsipan diterapkan, dan apakah mailbox baru akan otomatis ikut terlindungi. Untuk lingkungan bisnis yang terus bertambah user, opsi proteksi otomatis sangat disarankan agar mailbox baru tidak terlewat.

Langkah 5: Penentuan Cakupan Mailbox

Pilih seluruh mailbox atau mailbox tertentu sesuai kebutuhan organisasi. Untuk skenario compliance, biasanya seluruh mailbox aktif diarsipkan. Untuk skenario terbatas, archiving dapat diterapkan pada mailbox direksi, legal, finance, sales, atau departemen yang memiliki risiko audit lebih tinggi.

Langkah 6: Konfigurasi Retention Rules (Kebijakan Retensi)

Retention rules menentukan berapa lama email disimpan di arsip. Jika tidak ada aturan penghapusan khusus, email dapat disimpan dalam jangka panjang sesuai kebijakan layanan. Untuk organisasi dengan kebutuhan regulasi, masa simpan perlu disesuaikan dengan kebijakan internal, kontrak, dan kewajiban hukum yang berlaku.

Langkah 7: Pengaturan Legal Hold (Bila Diperlukan)

Legal hold digunakan untuk mempertahankan email tertentu agar tidak terhapus oleh kebijakan retensi ketika sedang ada audit, investigasi, sengketa, atau proses hukum. Aturan ini sebaiknya hanya dikelola oleh personel yang berwenang karena berkaitan dengan tata kelola data dan kepatuhan.

Langkah 8: Inisiasi & Monitoring Sinkronisasi

Setelah plan aktif, Acronis akan mulai mengarsipkan email sesuai cakupan yang ditentukan. Administrator perlu memonitor status koneksi, jumlah mailbox yang terlindungi, error autentikasi, serta status sinkronisasi untuk memastikan seluruh mailbox berhasil masuk ke proses archiving.

4. Operasional Harian: Pencarian (E-Discovery) & Recovery

Tim IT atau personel berwenang dapat melakukan ekstraksi data dengan cara:

• Pencarian Granular: Gunakan fitur Search dengan filter berbasis Sender, Recipient, Date Range, Subject, atau kata kunci dalam body email/attachment.
• Ekspor & Pemulihan: Hasil pencarian dapat diekspor menjadi file standar (PST/EML) untuk dianalisis oleh tim Legal, atau di-restore langsung (di-inject) kembali ke dalam mailbox pengguna.

Best Practices & Tata Kelola Keamanan

• Role-Based Access Control (RBAC): Jangan gunakan akun Super Admin untuk operasional harian. Buat Role khusus di Acronis (misalnya Archiving Admin atau Auditor) dan batasi akses e-discovery hanya untuk pihak yang memiliki izin legal perusahaan.
• Audit Log: Lakukan tinjauan (review) berkala pada audit log Acronis untuk memantau siapa saja admin yang melakukan pencarian atau ekspor data arsip.
• Defense-in-Depth: Solusi Archiving wajib dijalankan secara paralel dengan M365 Backup Plan standar untuk memastikan perlindungan terhadap serangan ransomware dan kesalahan modifikasi data operasional.

Konsultasikan Kebutuhan Acronis Mail Archiving Anda

ARASIS membantu perusahaan merancang, mengimplementasikan, dan mengelola solusi Acronis untuk Microsoft 365, termasuk backup, email archiving, retention policy, dan perlindungan data cloud.

Jika perusahaan Anda membutuhkan solusi email archiving yang siap mendukung compliance, audit, dan pencarian data historis, hubungi tim ARASIS untuk konsultasi dan penawaran.

Email : [email protected]
Phone :(021)8209827
Whatsapp : 085966317606