Integrasi Data Berbagai Flaftfom ke Lingkungan Intranet Microsoft 365 SharePoint

Otomasi input data menjadi kebutuhan penting dalam pengelolaan informasi internal perusahaan, terutama untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan integrasi antar sistem. Sumber data yang berbeda dari berbagai macam platform sering kali menjadi hambatan bagi perusahaan dalam integrasi data. Misalnya data yang berasal dari sebuah website, google form, aws, dll mau diotomasi ke dalam intranet sharepoint 365 sering sekali mengalami hambatan karena faktor security.

Untuk mengatasi hambatan itu saat ini Microsoft 365 membuat toolPower Automate yang cukup power full untuk mengotomasi data dari dari berbagai macam sumber dengan lingkungan intranet microsoft 365.

Microsoft Power Automate adalah layanan otomasi dari Microsoft yang digunakan untuk membuat alur kerja otomatis (workflow) antar aplikasi dan layanan digital. Power Automate adalah “jembatan” yang membuat aplikasi saling berbicara dan bekerja sendiri sesuai aturan yang kita tentukan.

Fungsi utama Power Automate

Power Automate memungkinkan pengguna untuk:

• • Mengotomatiskan proses bisnis berulang

• • Menghubungkan berbagai aplikasi (Microsoft 365, SharePoint, Outlook, Teams, Excel, dll.)

• • Mengirim notifikasi otomatis

• • Memindahkan data antar sistem

• • Membuat approval workflow

• • Menarik data dari email, form, atau database
    
    

Contoh sederhana: Saat ada email masuk → otomatis simpan datanya ke SharePoint → kirim notifikasi ke Teams.Contoh skenario yang umum digunakan adalah pengumpulan data lowongan kerja dari website eksternal, kemudian otomatis ditarik ke lingkungan intranet berbasis SharePoint.

Dengan memanfaatkan WordPress, Microsoft 365, dan Power Automate, proses ini dapat berjalan tanpa input manual berulang.

Tulisan ini menjelaskan alur sistem otomasi mulai dari pembuatan aplikasi lowongan kerja di WordPress hingga integrasi data ke SharePoint List.

1. Pembuatan Aplikasi Lowongan Kerja di WordPress dengan Elementor

Tahap pertama adalah membangun antarmuka input data melalui website WordPress. Menyediakan form lowongan kerja yang mudah digunakan oleh HR atau admin untuk menginput data.

Komponen utama:

• • WordPress sebagai CMS

• • Elementor sebagai page builder

• • Plugin form (misalnya Elementor Form / WPForms / Fluent Forms)

Alur kerja:

Admin membuat halaman khusus lowongan kerja di WordPress.Form dibuat menggunakan Elementor berisi field seperti: First Name, Last Name, Email Address, Phone Number, Position Applied For, Education Backgroud

Saat form disubmit, data otomatis dikirim ke email perusahaan (Microsoft 365).

Keuntungan pendekatan ini: antarmuka mudah disesuaikan, tidak memerlukan coding kompleks, bisa langsung digunakan sebagai portal publik.

2. Pengiriman Data ke Email Microsoft 365

 

Setelah form dikirim, WordPress mengirimkan data melalui email sebagai trigger awal otomasi. Tujuannya untuk menjadikan email sebagai titik masuk data yang terstandarisasi sebelum diproses lebih lanjut.

Proses:

• • Form WordPress dikonfigurasi untuk mengirim email ke alamat khusus, misalnya:
    [email protected]

• • Format email disusun konsisten agar mudah diparsing oleh Power Automate

• • Subjek email bisa diberi penanda khusus, contoh:
    FORM LOWONGAN – [Nama Posisi]

Email ini menjadi sumber data yang akan dibaca otomatis oleh Power Automate.

3. Penarikan Data dengan Power Automate ke SharePoint List

 

Tahap terakhir adalah otomatisasi pemindahan data dari email ke SharePoint. Tujuan:
Menyimpan data lowongan kerja dalam SharePoint List sebagai database intranet.

 

Alur Power Automate:

Trigger: When a new email arrives (Microsoft 365 Outlook)

Filter: Hanya membaca email dengan subjek tertentu, Atau dari alamat pengirim WordPress

Parsing data: Mengambil isi email, Memisahkan field sesuai format form

Create item: Data dimasukkan ke SharePoint List, Kolom SharePoint disesuaikan dengan field form.

Setiap kali form WordPress diisi, data otomatis muncul di SharePoint tanpa input manual.Integrasi WordPress, Microsoft 365, Power Automate, dan SharePoint menciptakan alur kerja digital yang efisien dan terpusat. 

Sistem ini mengurangi risiko human error, mempercepat distribusi informasi, dan mempermudah pengelolaan data lowongan kerja dalam lingkungan intranet perusahaan.

Integrasi Data Berbagai Flaftfom ke Lingkungan Intranet Microsoft 365 SharePoint adalah suatu yang  mudah dilakukan saat ini. Ke depan, sistem ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan:

• • Dashboard monitoring di Power BI

• • Approval workflow HR

• • Notifikasi otomatis ke tim terkait

• Arsip digital lowongan