Cara Memblokir Email Berdasarkan Kata Kunci di Exchange Online (EAC)

Dalam lingkungan bisnis berbasis Microsoft 365, email berbahaya seperti spam, phishing, atau promosi tidak relevan sering kali masuk ke inbox pengguna. Untuk meningkatkan keamanan dan produktivitas, administrator dapat memblokir email berdasarkan kata kunci tertentu pada subjek maupun isi pesan menggunakan fitur Mail Flow Rules (Transport Rules) di Exchange Admin Center (EAC).

Artikel ini membahas langkah-langkah implementasi serta praktik terbaik yang direkomendasikan untuk organisasi.

Mengapa Perlu Memblokir Email Berdasarkan Kata Kunci?

Beberapa manfaat utama penerapan aturan ini antara lain:

• Mengurangi risiko serangan phishing dan social engineering
• Memfilter email promosi agresif atau spam tertentu
• Menjaga produktivitas tim dengan mengurangi gangguan email tidak relevan
• Memberikan kontrol granular bagi administrator email

Langkah-Langkah Konfigurasi di Exchange Admin Center

1. Akses Exchange Admin Center (EAC)

• Buka browser dan akses:
  https://admin.exchange.microsoft.com
• Login menggunakan akun dengan role:
  • Global Administrator, atau
  • Exchange Administrator

2. Membuat Mail Flow Rule

• Masuk ke menu Mail flow → Rules
• Klik + Add a rule
• Pilih Create a new rule

3. Konfigurasi Kondisi dan Aksi

a. Penamaan Aturan

Berikan nama yang jelas dan deskriptif, contoh:

Blokir Email Kata Kunci Spam

b. Menentukan Kondisi (Condition)

Pilih bagian email yang ingin diperiksa:

• Subject saja
  → The subject includes any of these words
• Body saja
  → The subject or body includes any of these words
• Subject dan Body sekaligus (direkomendasikan)
  → The subject or body includes any of these words

Masukkan kata kunci yang ingin difilter, misalnya:

• “Menang Lotre”
• “Crypto Untung”
• “Cepat Kaya”

Klik Add lalu Save.

4. Simpan dan Aktifkan Aturan

• Klik Next hingga halaman review
• Klik Save
• Pastikan status rule diubah menjadi Enabled (aktif)

⚠️ Secara default, rule baru sering dalam kondisi nonaktif.

Cara Memantau Email yang Terblokir

1. Jika Menggunakan Karantina (Quarantine)

Akses melalui: https://security.microsoft.com

Langkah:

• Masuk ke Email & collaboration
• Pilih Review → Quarantine

Keunggulan:

• Email tidak langsung hilang
• Admin dapat:
  • Membaca isi email
  • Melepaskan email (Release)
  • Menganalisis potensi false positive

2. Jika Menggunakan Penolakan (Reject)

Email akan dikembalikan ke pengirim.

Monitoring dilakukan melalui:

• Mail flow → Message trace

Status yang terlihat:

• Rejected atau Failed

3. Jika Menggunakan Penghapusan Permanen

• Email tidak dapat dipulihkan
• Tidak masuk ke inbox atau recycle bin

Monitoring hanya melalui:

• Message Trace

⚠️ Risiko tinggi karena potensi kehilangan email penting

Rekomendasi Praktik Terbaik

Untuk lingkungan bisnis seperti tim Finance atau operasional (termasuk di ARASIS), disarankan:

✅ Gunakan Quarantine sebagai default action
✅ Lakukan review berkala terhadap email yang ditahan
✅ Hindari penggunaan kata kunci yang terlalu umum
✅ Kombinasikan dengan:

• Anti-phishing policy
• Safe Links & Safe Attachments
• User awareness training

Memblokir email berdasarkan kata kunci di Exchange Online merupakan langkah proaktif dalam meningkatkan keamanan dan efisiensi komunikasi bisnis. Dengan memanfaatkan Mail Flow Rules, organisasi dapat mengontrol email masuk secara lebih granular dan terukur.

Namun, penting untuk menerapkan strategi yang tepat—terutama dengan memanfaatkan karantina—agar tidak mengganggu email bisnis yang valid.

Spam mungkin terlihat sepele—sampai satu email berhasil menembus sistem Anda.
Lindungi organisasi sebelum terlambat dengan konfigurasi keamanan email yang tepat.
👉 Hubungi ARASIS untuk assessment keamanan Microsoft 365 Anda.

Email : [email protected]
Phone :(021)8209827
Whatsapp : 085966317606